1. رسوم المشاركة:
- تحديد رسوم المشاركة: يُشترط على المشاركين دفع رسوم المشاركة قبل 30 يوم من بداية الفعالية.
- أنواع التذاكر: توجد عدة أنواع للتذاكر حسب الفئات والميزات والرسوم وعند حجز التذكرة لا يمكن نقل الفئة الى تذكرة اخرى الا بموافقة الادارة العليا دون الحاق ضرر بالمحفل.
2. سداد الرسوم:
- طرق السداد المتاحة: يمكن تسديد الرسوم عبر الإنترنت باستخدام بطاقة ائتمان، التحويل البنكي، أو أي طرق دفع معتمدة من قبل المنظمين.
- تأكيد الدفع: يجب على المشاركين إرسال تأكيد الدفع عبر البريد الإلكتروني أو من خلال النظام الإلكتروني لتأكيد تسجيلهم.
3. سياسة الاسترداد والإلغاء:
- الإلغاء قبل الفعالية: في حال إلغاء التسجيل قبل موعد الفعالية بفترة تتجاوز 30 يومًا، يمكن للمشارك الحصول على استرداد 50% من الرسوم المدفوعة.
- الإلغاء بعد الموعد المحدد: لا يُسمح بإرجاع أي مبلغ بعد الموعد المحدد للإلغاء.
4. رسوم إضافية:
- الأنشطة الإضافية: إذا كانت هناك أنشطة إضافية خلال المحفل (مثل ورش العمل، جولات ميدانية، أو حفلات عشاء)، يتم فرض رسوم إضافية على المشاركين بناءً على اختيارهم للأنشطة.
5. ترتيبات الإقامة:
- الحجز الفندقي: يُشترط أن يقوم الباحث بتأكيد الحجز الفندقي وفقًا للتاريخ المحدد، وفي حال تأخره عن الموعد المحدد (30 يومًا قبل الفعالية)، يتوجب عليه إتمام الحجز بنفسه.
- تسوية الفاتورة الفندقية: يجب أن يتم تسوية جميع الفواتير الفندقية مباشرة مع الفندق قبل المغادرة.
6. التأمين الطبي:
- التأمين الصحي: يُنصح المشاركون بالحصول على تأمين صحي لتغطية أي حالات طارئة خلال فترة الفعالية.
- التأمين على الممتلكات: يُنصح المشاركون بتأمين ممتلكاتهم الشخصية أثناء مشاركتهم في الفعالية.
7. تعديلات أو تأجيلات الفعالية:
- تعديل المواعيد: في حال حدوث أي تعديل في مواعيد الفعالية، سيتم إبلاغ المشاركين عبر البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل المناسبة. في حال تأجيل الفعالية، يمكن للمشاركين طلب استرداد المبلغ في حساب الباحث في منصة اريد أو المشاركة في الفعالية في التاريخ الجديد.
8. مسؤولية المشاركين:
- المشاركة الشخصية: يجب أن يلتزم المشاركون بالحضور والمشاركة الفعّالة في جميع الأنشطة، ويتحملون مسؤولية تغطية أي تكاليف إضافية قد تنشأ بسبب تغييرات في خططهم الشخصية.
9. التذاكر المفقودة:
- استبدال التذاكر: في حالة فقدان التذكرة أو مستندات التسجيل، يمكن للمشارك طلب إصدار تذكرة جديدة عبر نظام ادارة المحفل العلمي الدولي مجانا.
10. التزام المشاركين بالأنظمة المالية:
- التزام بالنظام المالي: يُشترط على جميع المشاركين الالتزام التام بالأنظمة المالية المتبعة في الفعالية، والتأكد من تسوية جميع الرسوم المرتبطة بالمشاركة قبل الموعد المحدد.
11. سياسة الضرائب:
- الضرائب المقررة: قد يتم فرض ضرائب محلية أو دولية حسب القوانين المعمول بها في مكان انعقاد الفعالية. سيتم تضمين هذه الضرائب في الرسوم الإجمالية عند حساب تكلفة المشاركة.